Gestión de Compras

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Procedimiento de Gestion de Compras

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1.IDENTIFICACION

1.1. La necesidad de establecer el procedimiento para asegurar que los productos y servicios comprados por el I.E.S. Virgen de las Nieves cumplen con los requisitos establecidos o especificados, así como los controles a realizar y el tipo y alcance del citado control.

2. PROCESO DE COMPRAS

2.1. El/La Secretario/a es el responsable de asegurar que los productos o servicios adquiridos cumplen los requisitos de compra establecidos.

2.2. Dicho aseguramiento está basado en actividades de control realizadas sobre los proveedores de los productos o servicios y sobre los propios productos y servicios o sobre ambos. El tipo y alcance del control aplicado dependerá del impacto del producto o servicio adquirido en su empleo posterior, ubicación o función a desempeñar.

3. EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

3.1. El I.E.S. Virgen de las Nieves evalúa y selecciona a sus proveedores en función de su capacidad para suministrar productos o servicios de acuerdo con los requisitos establecidos por el Instituto.

3.2. Para que un proveedor obtenga la condición de aceptable, es necesario que tenga un máximo de tres incidencias en el periodo de un curso escolar que afecten a la calidad del servicio prestado en alguno de los siguientes casos:

- Cumplimiento de plazos de entrega.

- Cumplimiento de los requisitos especificados en la propuesta de pedido incluida, en la documentación remitida por el proveedor y/o en la documentación exigible.

3.3. Antes de seleccionar un proveedor, deberá de evaluarse mediante el modelo MD 740102 “Informe de evaluación de nuevos proveedores”, considerando si su política, objetivos de calidad y/o suministros responden a las exigencias preestablecidas; sus factores básicos relacionados con la organización, distribución, suministros, prestación de servicio, son adecuados para cumplir la política y objetivos requeridos por el I.E.S. Virgen de las Nieves; y el cumplimiento del apartado 3.2.

3.4. No obstante, además de la capacidad para cumplir los requisitos de los pedidos y los establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad del I.E.S. Virgen de las Nieves, será necesario que tres pedidos o servicios realizados resulten satisfactorios para considerar el proveedor como aceptable.

3.5. Si por necesidad del servicio, a un proveedor sólo se le realizara uno o dos pedidos durante un curso escolar, ambos pedidos deben de ser satisfactorios para considerarlo como aceptable.

3.6. Los proveedores con o sin sistema de gestión de la calidad certificado serán evaluados y tendrán que cumplir las condiciones antes expuestas para que sean considerados como aceptables.

3.7. El/La Secretario/a es el responsable de evaluar la aptitud del proveedor y de comprobar que dicha aptitud se mantiene sin degradarse con el paso del tiempo. Para ello, podrá solicitar información al/a la Jefe/a de Departamento, al/a la Encargado/a de Aula Específica, al de las TIC del I.E.S Virgen de la Nieves, que esté relacionado con el proveedor en aquellos aspectos básicos que considere.

3.8. Esta evaluación será contrastada permanentemente, basándose en los datos históricos obtenidos en las recepciones de materiales y prestación de servicios habitualmente suministrados o realizados al I.E.S Virgen de la Nieves, que evidencien la calidad de suministros o servicios prestados.

3.9. Las incidencias producidas por los proveedores por la falta de cumplimiento de los requisitos del apartado 3.2, se recogerán en el modelo MD 740103 “Hoja de control de incidencias en compras”.

3.10. El/La Jefe/a de Departamento, el/la Encargado/a de Aula Específica, el de las TIC y el/la Secretario/a en la verificación de los productos o servicios comprados, son los encargados de recoger las incidencias en el modelo MD 740103. El/La Jefe/a de Departamento, el/la Encargado/a de Aula Específica y el de las TIC, comunicarán las incidencias y la segregación de productos o servicios provisionales al/a la Secretario/a para el levantamiento de No Conformidades y la segregaciones definitivas.

4. CATÁLOGO DE PROVEEDORES APROBADOS

4.1 Una vez que el resultado de calificación de un proveedor sea positivo, éste será incluido por el/la Secretario/a en el Catálogo de Proveedores en alguno de los programas informáticos facilitado por la Junta de Andalucía para la Gestión Económica de Centros (GECO, SENECA, o similares), documento de cuya edición, revisión y distribución es responsable.

4.2 El Catálogo de Proveedores Aprobados será actualizado al menos una vez por curso o periodo económico establecido por la Junta de Andalucía u órgano oficial con competencias económicas.

5. DESARROLLO DE LAS COMPRAS

5.1 Para las compras de productos o servicios relacionados con el desarrollo de los cursos y la impartición de clases, el/la profesor/a solicitará la adquisición de materiales a su Jefe/a de Departamento mediante la cumplimentación de la Propuesta de Pedido (MD 740101).

5.2 Para las compras de productos o servicios relacionadas con el mantenimiento de edificios e instalaciones generales, el profesorado y el personal de servicio solicitará al/a la encargado/a del mantenimiento o persona autorizada para ello, la adquisición de material para la necesidad de mantenimiento de equipos e instalaciones que estén dentro de sus competencias. El/La encargado/a de mantenimiento o persona autorizada para ello, solicitará al/a la Secretario/a la compra del material mediante la cumplimentación de la Propuesta de Pedido (MD 740101).

5.3 Para las compras de productos o servicios relacionados con las funciones que desempeña el personal de Administración y Servicios, incluido el de limpieza, y dentro de sus competencias, solicitará al/a la Secretario/a la compra del material mediante la cumplimentación de la Propuesta de Pedido.

5.4 Se considera compra de pequeño material a aquel que sólo se emplea para el mantenimiento general de las instalaciones y equipos y que por su coste no supera los 25 € por artículo. Para la adquisición de este material no será necesario cumplimentar la Propuesta de Pedido (MD 740101) y su control y aceptación se realizará a través del albarán de compra correspondiente.

5.5 La Propuesta de Pedido (MD 740101) cumplimentada y firmada por el solicitante será remitida al/a la Jefe/a de Departamento o Encargado/a de Aula Específica o de las TIC para su Visto Bueno y remitida con ambas firmas al/a la Secretario/a para su aprobación. Para las compras y servicios del apartado 5.2 y 5.3, será el/la Secretario/a la persona encargada de dar el visto bueno.

5.6 El Secretario realizará la compra o autorizará la persona que la realice.

5.7 El formato de la Propuesta de Pedido será el expresado en el modelo MD 740101, y estará constituido, al menos, por la siguiente información:

- Proveedor.

- Fecha de pedido.

- Plazo de suministro.

- Número de unidades solicitadas.

- Descripción del material pedido.

- Firma de la persona solicitante.

- Visto bueno del/de la Jefe/a de Departamento, Encargado de Aula Específica o de las TIC.

- Autorización del Secretario.

5.8 Se considera compras aquellos servicios que sean contratados para subsanar o mantener sistemas, equipos e instalaciones y para realizar el transporte de alumnos como consecuencia de actividades extraescolares.

5.9 Si las compras o servicios son contratados por la Delegación de Educación u organismo dependiente de ella, el Instituto sólo realizará los controles necesarios para que el producto o servicio cumplan con los requisitos establecidos en su contrato y en el Sistema de Gestión de la Calidad del Centro.

5.10 El formato de la Propuesta de Pedido para transporte de alumnos en actividades extraescolares será el expresado en el modelo MD 740105 “Propuesta de pedido de viajes escolares”, que recogerá las características del servicio y en su caso los requisitos contemplados en el apartado 6.6.

6. VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS

6.1 La responsabilidad de la recepción de los suministros es del/de la Secretario/a. Cuado el producto o servicio sea especial o específico, la responsabilidad recaerá sobre el/la Jefe/a de Departamento, Encargado de Aula Específica y de las TIC.

6.2 El/La Secretario/a autorizará en cada momento la persona que realice la verificación de los productos suministrados, y es esta persona la que debe dar la conformidad del pedido, informar de la incidencia y en su caso, proponer la segregación del producto o servicio, para que el/la Secretario/a establezca la No Conformidad.

6.3 La verificación de los productos suministrados consistirá en constatar, mediante una firma en el albarán o factura correspondiente, si éstos cumplen los requisitos establecidos en la Propuesta de Pedido (MD 740101 ó MD 740105), o bien con los definidos por el proveedor en su documentación. Para la verificación de transporte de alumnos en viajes escolares se empleará el modelo MD 740106 “Hoja de verificación de viajes escolares”.

6.4 Cuando de la verificación de un producto o servicio derive una No-Conformidad, el producto o servicio será marcado, o identificado como “Producto No-Conforme” y será segregado, situándolo en una zona habilitada para ello, que determine la/el Secretaria/o, para productos no conformes, y permanecerá en ella hasta que se decida su disposición. La ausencia de marca o identificación tiene el significado de Conformidad.

6.5 En los casos que sea factible y necesario se hará una prueba de uso antes de aceptar los productos. La validación de estos productos se realizará estampando un sello en el albarán, o documento suministrado por el proveedor o Propuesta de Pedido, donde se indique la satisfacción de la citada prueba.

6.6 En compras del servicio de transporte de alumnos para viajes, los requisitos mínimos necesarios a cumplir son requisitos que tienen que estar actualizados en el momento de realizar el servicio. Estos requisitos son:

· Para el autobús o medio de transporte:

- Permiso de circulación

- Ficha técnica

- Tarjeta de autorización

- Seguro de responsabilidad ilimitada del autobús

- Seguro de ocupantes

- Medidas o características de Seguridad Pasiva

· Para el/la conductor/a o conductores/as

- TC2 de Seguridad Social

- Nº Registro de conductores/as

Estos requisitos pueden quedar sustituidos por un certificado de responsabilidad del proveedor que exprese que se encuentra al corriente documentos y requisitos según la normativa vigente.

6.7 Una vez verificados los productos o servicios comprados o suministrados y a los que se le realice la prueba de uso, si no cumpliesen con los requisitos indicados en el apartado 3.2 y 6.6, la persona encargada de la verificación le comunicará al/a la Secretario/a la disparidad descubierta, que será comunicada al proveedor. El proveedor tendrá un plazo de entre diez y quince días para subsanarla, antes de proceder a aplicar la No-Conformidad en el producto o servicio comprado y/o de segregarlo, y para el servicio de transportes, antes de realizar el servicio contratado.

 

Última actualización el Martes, 25 de Mayo de 2010 08:16