Gestión de Compras

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Manual de Procedimientos

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OBJETO

Definir el procedimiento para realizar la selección de los proveedores y las compras, verificando las incidencias.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El presente capítulo afecta al Secretario como órgano unipersonal de gobierno del Equipo Directivo del IES. Virgen de las Nieves, así como a cualquier otro componente organizativo implicado en el aprovisionamiento de materiales y equipamientos al Instituto, incluidos los de mantenimiento y limpieza, que afecten a la calidad del producto.

PROPIETARIO

El seguimiento, control, mejora, revisión, registro y archivo del PR 7401 es responsabilidad del/de la Secretario/a del I.E.S. Virgen de las Nieves

DOCUMENTOS DE TRABAJO Y REGISTROS:

 

Código

Descripción del documento

Registro

PR7401

Procedimiento de Compras, Proveedores

MD740101

Hoja de pedido

MD740102

Informe de evaluación de proveedores

LI740101

Listado de proveedores no autorizados

MD740103

Listado de incidencias

MD740105

Propuesta de pedido de viajes educativos

MD740106

Verificación de viajes educativos

ME740101

Gestión de compras

 

PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS

PR 4203 Control de los registros.

PR 8204 Seguimiento y medición de procesos y del producto.

PR 8301 Gestión de no-conformidades.

PR 8523 Acciones correctivas y preventivas.

REGISTROS

MD740101

LI740101

MD740103


CUADRO DE CARACTERÍSTICAS E INDICADORES DE CALIDAD:

 

ACTIVIDADES DEL

SUBPROCESO

CARACTERÍSTICAS

DE CALIDAD

INDICADOR

RESPONSABLES

RECURSOS PARA

LA GESTIÓN

CALENDARIO

1.- Seleccionar los proveedores que suministren los productos necesarios para realizar las actividades descritas en los procedimientos del sistema, principalmente los relacionados con la producción y prestación del servicio.

Será necesario que la primera compra resulte satisfactoria (sin incidencias) para considerar a un proveedor aceptable.

El listado de proveedores aceptados es el que figura en el programa de gestión SÉNECA.

Secretario

Personas autorizadas para las compras.

MD740102 Informe evaluación de proveedores.

MD740101 Hoja de pedido.

Albarán

Factura

A lo largo del curso

2. Los responsables de las compras podrán delegar en las personas de su confianza la adquisición de los productos o contratación de viajes escolares para el desarrollo de las actividades, debiendo dejar constancia en la documentación (albarán, factura u hoja de pedido) el departamento o persona que realiza la compra y las posibles incidencias detectadas.

Los propietarios de los procedimientos.

Los jefes de departamento.

MD740101 Hoja de pedido.

MD740105 Propuesta pedido de viajes educativos

Albarán

Factura

A lo largo del curso.

3.- Las incidencias reflejadas en los documentos de compras se relacionarán en el listado de incidencias.

Dejarán de ser proveedores aceptados los que acumulen dos incidencias comunicadas en las compras.

MD740103 Listado de incidencias.

LI740101 Listado de proveedores no autorizados.

A lo largo del curso

4.- Realizar las compras necesarias para la adquisición de productos y contratación de viajes escolares a los proveedores autorizados o promover su evaluación.

Los responsables son los propietarios de los procedimientos o las personas en las que delegue.

Los propietarios de los procedimientos

MD740101 Hoja de pedido

MD740105 Propuesta pedido de viajes educativos

A lo largo del curso.

5.- Para las compras de productos superiores a 100€, los responsables presentarán al Secretario del centro, la hoja de pedido cumplimentado la página uno o las propuestas de viaje educativo.

A la recepción de los productos se adjuntará el albarán o factura a la hoja de pedido, anotando la conformidad o las incidencias.

Secretario

Los propietarios de los procedimientos

Los jefes de departamento.

MD740101 Hoja de pedido.

MD740105 Propuesta pedido de viajes educativos

MD740106 Verificación de viajes educativos

Albarán

Factura

A lo largo del curso.

6.- Para compras superiores a 1000€, los responsables presentarán al Secretario del centro, la hoja de pedido, cumplimentado la página uno, o las propuestas de viaje educativo, solicitando al menos dos ofertas y se recogerán los datos de las mismas en la página dos de la hoja de pedido, debiéndose valorar y aprobar la compra por el solicitante y el secretario.

Todas las incidencias de proveedores se anotarán por el secretario en el listado.

Secretario

Los propietarios de los procedimientos

Los jefes de departamento.

MD740101 Hoja de pedido.

MD740105 Propuesta pedido de viajes educativos

MD740106 Verificación de viajes educativos

Albarán

Factura

MD740103 Listado de incidencias.

A lo largo del curso.

7.- Para las compras de inversiones se cumplimentaran las hojas de pedido, solicitando ofertas siempre que sea posible.

Se archivarán junto con la factura anotando y comunicando las incidencias.

Secretario

Los solicitantes de las compras.

MD740101 Hoja de pedido.

Albarán

Factura

A lo largo del curso.

8.- Para las compras de suministros le dará conformidad a los mismos el Secretario firmando las facturas como conforme al pago de las mismas.

Secretario

Facturas

A lo largo del curso.

9.- Para las compras conforme el secretario efectuará el pago en las condiciones establecidas con los proveedores y archivará toda la documentación generada.

Para la gestión de los pagos utilizará el programa de gestión SÉNECA.

Secretario

A lo largo del curso.

Última actualización el Martes, 25 de Mayo de 2010 08:14